Bestellungen, für die bereits eine Zahlung geleistet wurde, deren Ware aber noch nicht als eingegangen erfasst ist — zum Abgleich mit dem Anzahlungskonto in der Buchhaltung.
Verprobung für Konto 151000 (Geleistete Anzahlungen): Sobald eine Überweisung in DUO vorbereitet ist, bucht die Buchhaltung den Betrag bereits gegen den Kreditor auf 151000 — auch wenn die Überweisung noch nicht tatsächlich ausgeführt wurde. Diese Liste zeigt deshalb tatsächlich bezahlte UND in DUO vorbereitete, noch nicht überwiesene Anzahlungen zusammen — die Summe sollte dem Saldo von 151000 in DATEV entsprechen.
Lade die monatlichen Ebury-Kontoauszüge (CSV, je Währung eine Datei) hoch. Das Tool erkennt Zahlungsgebühren, Währungswechsel und — soweit über die Bestellnummer (PO) in unserer Datenbank auflösbar — den Lieferanten samt DATEV-Konto automatisch. Nicht eindeutig zuordenbare Buchungen werden markiert und landen auf dem Sammelkonto zur manuellen Prüfung.
Zeigt für alle als "Abgrenzung" markierten Verträge (z.B. jährlich abgebuchte Versicherungen) den Abgrenzungszyklus, der den gewählten Monat enthält — verteilt linear über die Anzahl der Monate des Zahlungsintervalls (Abbuchungsintervall), ohne in den nächsten Zyklus hineinzulaufen. Dient als Prüfung gegen den DATEV-Abgrenzungskonto-Stand.
Zieht für alle Plenty-Aufträge im gewählten Zeitraum Nettoumsatz, Wareneinsatz (Plenty-Einkaufspreis) und Rohmarge, sowie Kunde, Rechnungsnummer/-datum, Warenausgangsdatum und Auftragsdatum. Läuft gegen die für die aktuelle Firma hinterlegte Plenty-Instanz. Bei größeren Zeiträumen kann der Abruf einige Zeit dauern (pro Auftrag mehrere API-Aufrufe).
Ruft die Aufträge EINES Tages ab und speichert sie lokal (inkl. Herkunft, Auftragseigner, Umsatz je Lager) — bewusst manuell, Tag für Tag, ohne automatischen Hintergrund-Abruf. Damit lässt sich Schritt für Schritt prüfen, ob die Daten stimmen, bevor daraus mehr wird (z.B. ein echter Sync-Mechanismus).
Arbeitsliste für die Auftragsbearbeitung: Aufträge, die noch nicht versandbereit sind (Auftragsstatus ≤ Schwelle) und optional noch unbezahlt sind — läuft live gegen Plenty (kein Cache, da sich Status/Lagerbestand laufend ändern).
"Nur unbezahlte Aufträge" schließt Aufträge aus, bei denen der bezahlte Betrag bereits die Rechnungssumme erreicht (Teilzahlungen zählen als noch offen). Jeder Abruf speichert automatisch einen Schnappschuss — "Verschwundene Aufträge prüfen" vergleicht die letzten zwei Abrufe und schaut live bei Plenty nach, was mit den fehlenden Aufträgen passiert ist (nur sinnvoll, wenn dabei dieselbe Filterauswahl verwendet wurde).
Alle Bestellungen aus Plenty (auch Verpackung u.ä. ohne Lagerbuchung) nach Lieferant, Bestellung und Position — mit Bestellwert, Status und den zugehörigen Wareneingangsbuchungen.
Umlagerungen und Umbuchungen zwischen den Lagern (kein Einkauf, kein Verkauf) — je Lager Zu-/Abgang, je Vorgang die betroffenen Artikel.
Bestand, Artikelstamm (SKU, Name, letzter Einkaufspreis „LEK“) und Lagerbewegungen werden aus Plenty in die lokale Datenbank geholt; alle Auswertungen laufen danach ohne Plenty-Zugriff. Jeder Abruf hält zusätzlich den Bestand des heutigen Tages als echten Stichtagswert fest. Historische Stichtage ohne festgehaltenen Bestand werden aus dem aktuellen Bestand minus den späteren Bewegungen zurückgerechnet — das ist nur so weit zuverlässig, wie Plenty Bewegungen liefert. Plenty gibt Bewegungen nur etwa 90 Tage rückwirkend heraus; einmal geladene Bewegungen bleiben hier gespeichert. Deshalb mindestens alle 2 Monate (besser zu jedem Monatsende) aktualisieren, damit die Historie lückenlos weiterwächst.
SuSa (Summen-/Saldenliste) und BWA je Firma und Monat als DATEV-CSV-Export hochladen. Ein erneuter Upload für dieselbe Firma/Periode ersetzt die vorherigen Daten. Intercompany-Kennzeichnungen von Konten werden beim erneuten SuSa-Import automatisch aus dem letzten Import derselben Firma übernommen.
SuSa-Konten als Intercompany markieren (z.B. Verrechnungskonten zwischen den Firmen) — diese werden in der konsolidierten Plan-Bilanz aus der Summe herausgerechnet. Bei der BWA lässt sich pro Position ein Intercompany-Anteil (Eliminierungsbetrag) hinterlegen.
Konsolidierte BWA beider Firmen für die gewählte Periode. Der Abgleich zwischen den Firmen erfolgt primär über die DATEV-BWA-Positionsnummer (identisches BWA-Schema bei beiden SKR03-Firmen); nicht zuordenbare Positionen werden unten gesondert aufgeführt und können unter "Intercompany-Prüfung → BWA-Positionen" manuell zugeordnet werden.
Hochrechnungs-BWA für den oben gewählten Monat: Die importierte (vorläufige) BWA wird um zwei Nachträge ergänzt, die zum Monatsende meist noch nicht gebucht sind — Wareneinsatz (Umsatz × Quote) und Neukirch-Kosten. Zwischensummen bis zum Betriebsergebnis werden daraus neu berechnet. Gilt je Firma (keine Konsolidierung).
Neukirch-Logistikkosten für den oben gewählten Monat mit vollständiger Berechnung: Picks aus den Plenty-Lagerbuchungen (volle Umverpackung = 1 Pick, jedes lose Stück = 1 Pick), Versandkosten und weitere Kosten. Die Eingaben (Zusatz-Picks, Preise) werden im Tab „Hochrechnung“ gepflegt und hier übernommen.
Kennzahlen für das UBT-Formular „Reporting360 Monthly Update“ (Profit & Loss und Balance Sheet) für den oben gewählten Monat, aus den importierten BWA-Werten und der Bilanz (SuSa) — je Firma und gemeinsam (mit der oben gewählten Intercompany-Eliminierung). Alle Werte in ganzen Euro, so wie sie ins Formular eingetragen werden.
Importierte Plan-BWA-Werte (DATEV "BWA-Planwerte"-Export) je Firma und Jahr — Monatswerte je Position/Konto. Wird u.a. als Google-Ads-Budget im Marketing-Dashboard verwendet.
Vergleich der importierten Ist-BWA gegen die importierte Plan-BWA, je Firma und konsolidiert — für den oben gewählten Monat und zusätzlich kumuliert von Januar bis zu diesem Monat, jeweils mit Abweichung in Euro und Prozent. Nur Positionen mit vorhandenem Plan- oder Ist-Wert werden angezeigt. Keine Intercompany-Eliminierung (die Planwerte kennen dieses Konzept nicht).
Plan-Bilanz aus den importierten SuSa-Salden, konsolidiert über beide Firmen. Die Zuordnung von Kontonummern zu Bilanzpositionen erfolgt über die unter "Bilanz-Zuordnung" hinterlegten Kontenbereiche. Als Intercompany markierte Konten werden aus der konsolidierten Summe eliminiert.
Zuordnung von Kontonummernbereichen (SKR03, 6-stellig) zu Bilanzpositionen. Vorbelegt mit einem Vorschlag — bitte an die tatsächliche Kontenstruktur anpassen (am besten gemeinsam mit dem Steuerberater).
Feste Kopplung zweier Konten (z.B. eine Dienstleistung, die bei der einen Firma als Kosten und bei der anderen als Umsatz gebucht wird) — wird bei jedem BWA-Import automatisch auf beiden Seiten als Intercompany markiert und mit dem jeweils eigenen Monatswert eliminiert, ohne das jeden Monat manuell nachzutragen.